Onde ficam os documentos da implantação
O Google Drive é a área oficial de trabalho e armazenamento dos documentos preenchidos pelo cliente durante a implantação do Dia DARE.
Portal do Dia DARE
Apresenta a metodologia, os guias e os modelos oficiais.
Google Drive
Armazena os documentos preenchidos, evidências e versões de trabalho da rede.
Zoho Projects
Controla tarefas, responsáveis e prazos.
Distribui orientações, links e lembretes.
O Portal orienta. O Drive guarda. O Zoho controla. O WhatsApp comunica.
Todo documento produzido ou preenchido durante a implantação deve ser salvo na pasta correspondente à sua fase ou à sua área.
O WhatsApp não é repositório de documentos. Arquivos enviados em conversas podem ficar desatualizados, duplicados ou difíceis de localizar.
Como a estrutura está organizada
A organização tem dois níveis principais: o que é produzido durante a implantação e o que passa a ser recorrente depois dela.
A pasta “0 - Implantação Dia DARE” organiza os documentos produzidos durante cada etapa.
Depois da implantação, os documentos recorrentes ficam organizados nas pastas permanentes da rede.
Passo a passo para salvar um documento
- Passo 01
Acesse o Portal
Abra a página da ferramenta ou do modelo indicado para a atividade.
- Passo 02
Baixe ou crie uma cópia
Baixe a versão oficial ou crie uma cópia do modelo disponibilizado pela DARE.
- Passo 03
Escolha a pasta correta
Identifique a fase ou área responsável pelo documento.
- Passo 04
Renomeie o arquivo
Use um nome que permita reconhecer o conteúdo, a rede e o período.
- Passo 05
Trabalhe na versão compartilhada
A equipe deve utilizar o arquivo que está no Drive oficial da rede, evitando cópias locais paralelas.
- Passo 06
Informe o link da entrega
Quando solicitado, copie o link do documento e registre-o na tarefa correspondente do Zoho Projects.
Dê nomes que permitam localizar o arquivo
Documentos da implantação
<CÓDIGO>_<DOCUMENTO>_<REDE>_<STATUS>
Exemplo: POP-PES-001_Cadastro-de-Pessoas_Nome-da-Rede_Preenchido.xlsx
Documentos mensais
<ANO-MÊS>_<ÁREA>_<DOCUMENTO>_<REDE>
Exemplo: 2026-09_Trade_Mapa-de-Fornecedores_Nome-da-Rede.xlsx
- Cadastro-de-Pessoas_Rede-Padrão.xlsx
- 2026-09_Trade_Mapa-de-Fornecedores.xlsx
- Checklist-Operacional_Dia-DARE.xlsx
- planilha nova.xlsx
- documento final.xlsx
- versão certa 2.xlsx
- atualizado agora.xlsx
Controle de versões
- Trabalhar sempre no arquivo compartilhado.
- Evitar baixar, editar localmente e reenviar várias cópias.
- Não criar arquivos com “final”, “final 2” ou “final correto”.
- Utilizar o histórico de versões do Google Drive quando possível.
- Quando uma nova versão oficial for disponibilizada pela DARE, verificar se o arquivo anterior deve ser substituído ou preservado como histórico.
Uma única versão compartilhada é mais segura do que várias cópias enviadas pelo WhatsApp.
Quem deve ter acesso ao Drive
Antes da liberação dos acessos, o cliente precisa informar:
Leitor
Pode visualizar e baixar, mas não alterar.
Comentador
Pode visualizar e registrar comentários.
Editor
Pode criar, alterar e organizar documentos na pasta autorizada.
Cada pessoa deve acessar apenas as pastas necessárias para executar sua responsabilidade.
- Priorizar e-mails corporativos.
- Confirmar se o e-mail informado acessa o Google Drive.
- Evitar contas compartilhadas por várias pessoas.
- Não conceder acesso ao Drive interno para fornecedores.
- Fornecedores devem utilizar apenas ambientes específicos autorizados pela rede.
Responsabilidades
Responsável pelo Movimento
- Validar quem terá acesso
- Garantir que as lideranças conheçam a estrutura
- Solicitar alterações de acesso
- Acompanhar a organização geral
Líderes das frentes
- Salvar os documentos na pasta da sua área
- Manter os arquivos atualizados
- Evitar duplicidades
- Orientar suas equipes
Equipe DARE
- Disponibilizar os modelos oficiais
- Orientar a estrutura de organização
- Apoiar a configuração inicial
- Validar documentos quando previsto no cronograma
Boas práticas
- Salvar cada arquivo na pasta correspondente
- Utilizar nomes padronizados
- Trabalhar na versão compartilhada
- Manter os documentos atualizados
- Conferir os acessos
- Utilizar links do Drive nas tarefas
- Preservar a estrutura principal das pastas
- Atualizar o Cadastro de Pessoas quando houver mudanças na equipe
Práticas que devem ser evitadas
- Usar o WhatsApp como arquivo oficial
- Salvar documentos somente no computador pessoal
- Criar pastas paralelas sem alinhamento
- Duplicar arquivos desnecessariamente
- Alterar ou apagar arquivos de outras áreas
- Mover as pastas principais
- Compartilhar documentos internos com fornecedores
- Conceder acesso de editor para quem precisa apenas consultar
- Trabalhar em uma versão diferente daquela que está no Drive
Antes de considerar o documento entregue
- O arquivo está na pasta correta?
- O nome permite identificar o conteúdo?
- A versão utilizada é a mais atual?
- As pessoas responsáveis possuem acesso?
- O documento foi preenchido por completo?
- Existe apenas uma versão oficial de trabalho?
- O link foi registrado na tarefa, quando necessário?
- O arquivo contém informações que não deveriam estar públicas?
Resultado esperado
Ao aplicar essas práticas, a rede terá uma área de trabalho organizada, documentos localizáveis, acessos controlados e uma única versão oficial para cada entrega da implantação.
Organização documental também faz parte da implantação
Antes de avançar, confirme os e-mails de acesso, verifique as permissões e garanta que cada liderança conhece a pasta em que deverá trabalhar.
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